Los procesos participativos son una buena práctica que nos ayuda a conseguir el éxito en un proceso de cambio. Esta actividad recurrente que explica muy bien Vicente Gonçalves y Carla Campos, en el libro HCMBOK® – El Factor Humano en el Liderazgo Proyectos, consiste en hacer partícipe a las personas a la hora de tomar decisiones para construir un proceso de cambio.
Para explicar la hoja de ruta de proceso de cambio que utilizo la metáfora de “la peonza”.
Para que una peonza ruede y gire correctamente, la cuerda tiene que estar tensa, aunque no apretada, y sin ningún nudo o enredo que impida que la peonza gire fácilmente.
En el proceso de cambio ocurre algo similar, aprovechando esta metáfora, cuando ponemos en marcha el proceso de cambio, es inevitable que nos vayamos encontrando con pequeños nudos que necesitamos abordar para desenredar y que continúe el proceso de cambio. Esos nudos son los factores antagonistas o factores de conflicto o bien factores paralizantes productos de las resistencias, impactos negativos o barreras organizacionales. Esos nudos impiden que la hoja de ruta avance de forma ágil y con éxito.
Los procesos participativos son un abordaje que podemos utilizar para identificar soluciones eficientes y adaptadas a la cultura de la organización para que el Plan Estratégico de Gestión del Cambio avance y fluya de la forma más natural posible, abordando con éxito todos los factores que hemos mencionado.
¿QUÉ NOS APORTA EL PROCESO PARTICIPATIVO? ¿POR QUÉ ES UNA BUENA PRÁCTICA GENIAL?
Son muchos los motivos por los que usar procesos participativos es un imprescindible si queremos que ese proceso de cambio sea un caso de éxito organizacional. Los más relevantes son:
1 – AUMENTA EL COMPROMISO Y EL EMPODERAMIENTO DE LAS PERSONAS IMPACTADAS POR EL PROCESO DE CAMBIO
De acuerdo con nuestras encuestas, cuando el proceso participativo forma parte del ADN del proceso de cambio, el compromiso, la credibilidad y confianza del proyecto pasan de un 20% a un 87%. Esto ocurre porque cuando las personas sienten que su opinión importa, cuando las personas evidencian que sus planteamientos son valorados por la dirección, sin duda el compromiso de los empleados de la organización crece exponencialmente.
Crear una percepción de pertenencia para conseguir la adhesión al cambio es fundamental, ya que crea la conexión emocional que las personas necesitan para acelerar la aceptación del nuevo estado de la organización, desde que comienza el proceso de cambio, hasta su consolidación.
Un ejemplo de los que hablamos es la compañía Zappos conocida por su cultura orientada al cliente y al empleado. Zappos utiliza el proceso participativo en lo que ellos llaman “Círculo de Compromiso” Estos son reuniones que realizan los empleados con el objetivo de compartir ideas y proporcionar retroalimentación a través de estos círculos los empleados pueden participar activamente en las tomas de decisión y en las mejoras de la empresa.
2 – CON EL PROCESO PARTICIPATIVO IDENTIFICAMOS EL TALENTO OCULTO
Una de las acciones que diferencia quienes aplican procesos participativos, cuando ponemos en marcha un proceso de cambio, es que, nos convertimos en arqueólogos organizacionales©. Así he denominado a nuestra capacidad como líderes transformadores de identificar los tesoros ocultos que hay en todas las organizaciones y que, no siempre son conocidos.
Identificar a los stakeholders vendedores, es decir, aquellos que apoyan incondicionalmente y promueven el cambio, es un elemento indispensable para desarrollar los agentes de cambio que contribuyan a implementar de forma más eficiente, los nuevos hábitos, nuevas formas y paradigmas que queremos poner en marcha, etc.
El proceso participativo es un espacio donde el líder participativo puede observar la actitud hacia el cambio de las personas impactadas por este proceso. Cuando el líder participativo conforma espacios de procesos participativos, vemos en acción a las personas y tenemos la oportunidad de aclarar dudas de los posibles apoyadores del cambio. Así tenemos la oportunidad de construir la red de influenciadores que van a inspirar otras personas a catalizar su autogestión de los cambios necesario.
La red de influenciadores es una estrategia de gestión del cambio que requiere cuidadosa planificación y selección, ya que son ellos los que a través de sus testimonios personales van a dar relevancia al proyecto.
El líder participativo va a trabajar con codo los influenciadores para realizar un contenido más creativo, impulsar la confianza, dar credibilidad al proceso de cambio, a través de la autenticidad del mensaje.
Los testimonios personales son una herramienta poderosa que nos permite conectar con las personas de la organización y nos ayudan a trasladar un mensaje empático, auténtico. Las experiencias personales son las que nos van a ayudar a romper paradigmas.
Creemos en la idea que: “la gestión del cambio se hace de dentro hacia afuera”, necesitamos que las personas se involucren y que sean parte activa del proceso de cambio, necesitamos identificar los talentos que tenemos en la organización para crear esa red de influencia.
3 – EL LÍDER PARTICIPATIVO SABE QUE TRABAJAR EN ENTORNOS CON MÉTODO QUE INVOLUCRA ACTIVAMENTE A LAS PERSONAS SON RENTABLES
Además de las virtudes presentadas en los puntos anteriores y de especialmente tener un tremendo impacto en el compromiso de los stakeholders, los procesos participativos son rentables por tres motivos:
- Aumenta la calidad de la decisión tomada.
- Amplia la productividad ya que ganamos tiempo.
- Nos permite anticiparnos a los conflictos.
4 – LA CALIDAD DE LAS DECISIONES ES SIEMPRE MEJOR
Cuando trabajamos en un entorno como el que vivimos de antifragilidad, concepto que pertenece a Nasím Taleb (libro Antifragil: las cosas que se benefician del desorden), el cual lo define como un concepto que supera a la resiliencia, ya que, la resiliencia nos permite resistir frente a la adversidad. Sin embargo, la antifragilidad nos permite aprender y adaptarnos para ser más fuertes. Las decisiones tomadas con distintas perspectivas consiguen profundizar en los problemas y abrir el abanico de posibles soluciones.
Por tanto, seremos capaces de tomar decisiones de mayor calidad, aprovechar el conocimiento que existe en la organización. La sabiduría colectiva que como decía Surowiecki, en su libro Cien mejor que uno (Libro Cien mejor que uno, 2005), demuestra cómo la inteligencia colectiva puede ser más acertada que la individual.
5 – AUMENTA LA PRODUCTIVIDAD
Uno de los problemas a los que nos enfrentamos en la actualidad es a la falta de tiempo y la alta exigencia para abordar todos los proyectos que tenemos en marcha.
Cuando arrancamos un proceso de cambio una resistencia recurrente es la carga de trabajo. El proceso participativo es una fórmula de rentabilizar los procesos de cambio porque a través de ellos podemos fomentar trabajar en lo que de verdad importa, en las necesidades concretas, esto hace que ganemos tiempo y productividad a la hora de implementar un proceso de cambio.
Con el proceso de participación vamos a utilizar la famosa Ley de Pareto 80/20. Generalmente, cuando hacemos el estudio de lo que llamamos CHANGE RIB “la costilla del cambio” que son: las Resistencias, Impactos y Barreras organizacionales, nos damos cuenta de que hay una alta coincidencia. El 20% de las RIBs provienen de los mismos insights y esto nos permite priorizar.
Esta priorización nos da la oportunidad de poner foco en lo que de verdad importa a la organización, Por tanto, las acciones que vamos a crear están dirigidas a este 20%, como resultado de esas acciones y del trabajo focalizado se va a obtener el 80% de eficiencia en el proceso de cambio.
6 – EL LÍDER QUE UTILIZA EL PROCESO PARTICIPATIVO SE ANTICIPA A LOS CONFLICTOS
En una ocasión trabajando con un comité de dirección sobre un proyecto de cambio, identificaron un problema que podía dar lugar a un gran conflicto social: “Las personas de la organización a causa del cambio, que se estaba llevando a cabo, perdían hasta media hora de su tiempo de comida”.
El Comité de Dirección, no conocía este problema y rápidamente se pusieron manos a la obra para confirmar esta información. Efectivamente, el cambio que se había realizado provocaba una pérdida de tiempo de descanso y comida por lo que se estaba generando un mal clima laboral y un rechazo al cambio.
El siguiente paso fue abordar el problema y dar lugar a una resolución en consenso y beneficiosa para todas las partes. El proceso participativo ayudó a disminuir un impacto de severidad alta que podía producir el bloqueo o ralentización del proceso de cambio que estaba en marcha.
Lo cierto fue, que cuando publicamos la noticia con la solución, el feedback que recibimos de las personas fue tremendamente ilusionante, ya que estaban muy preocupados con la pérdida de este tiempo, al ver que su comité de dirección se había anticipado, y había resuelto una situación que para ellos era considerada grave, se generó un gran orgullo de pertenencia, lo que contribuyó a la adhesión al cambio.
La sensación de que el Comité de Dirección se preocupaba por sus empleados generó una gran satisfacción del empleado y aumentó la credibilidad del proyecto.
Los procesos de participación, sin duda, son una fórmula para anticiparnos a los conflictos ya que nos permite poner en común las distintas perspectivas e identificar los factores de tensión que pueden provocar conflictos.
Anticiparnos al conflicto nos permite reducir el impacto emocional del proceso de cambio, evitar que los problemas crezcan y por tanto que exista una bajada de productividad. También ayuda a la rentabilidad porque evita costes innecesarios. Un conflicto de larga duración puede generar grandes costes por la bajada de productividad.
Otra ventaja es el aumento de confianza, lo que hace que el proceso de cambio pueda coger velocidad. Anticiparse al conflicto es una estrategia rentable impulsa la capacidad del equipo de coopetir (acción de cooperar para competir) la colaboración multidisciplinar junto a la orientación a resultados y nos ayuda a avanzar en el proceso.
¡Un nudo menos! Los verdaderos lideres saben cómo sacar ventaja de los procesos participativos.
Este artículo forma parte de la serie sobre liderazgo en la transformación organizacional. ¿Quieres saber más sobre este tema? Comience con el artículo: https://gestion-del-cambio.hucmi.com/el-lider-que-fomenta-la-co-creacion-para-innovar-romper-paradigmas-y-cultivar-el-compromiso/
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